KYTH.Kladde
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Nutzungsvertrag KYTH.Kladde
Fassung 1.7
Stand 14.11.2026
Kennung des Zustimmungsnachweises 1.7-2026-11-14

Dieser Vertrag gilt zwischen der KYTH. Systems UG (haftungsbeschränkt), Prof.-Mederer-Straße 4, 92348 Berg, Amtsgericht Nürnberg HRB 46313 (im Folgenden KYTH), und dem Unternehmer, für den KYTH einen Mandanten in KYTH.Kladde einrichtet (im Folgenden Kunde).

Begriffe: Der Mandant ist der Bereich des Kunden in KYTH.Kladde. Ein Konto ist die Anmeldung einer Person mit E-Mail-Adresse und Passwort; ein Konto kann mehreren Mandanten angehören, auch Mandanten verschiedener Kunden. Die Mitgliedschaft verbindet ein Konto mit einem Mandanten und trägt Name, Funktion, E-Mail-Adresse (Einladungsadresse), Rolle und Status der Person in diesem Mandanten. Ein Beleg ist eine festgeschriebene Rechnung (auch Abschlags- und Schlussrechnung) oder Rechnungskorrektur (Storno oder Teilkorrektur). Ein Vorgang ist ein ausgestelltes Angebot oder eine ausgestellte Auftragsbestätigung, mit eigener Nummer und PDF; ein Vorgang ist kein Beleg. Ein Entwurf ist ein Beleg oder Vorgang vor dem Festschreiben oder Ausstellen. Ein Mahnschreiben ist eine Zahlungserinnerung, eine Mahnung oder eine letzte Mahnung zu einer Rechnung. Eine Wiederholung legt nach dem Vorbild einer Rechnung zu festen Terminen neue Rechnungen an. Inhaber, Mitarbeiter und Nur lesen sind Rollen in KYTH.Kladde; die Rolle Inhaber sagt nichts über die Eigentumsverhältnisse beim Kunden. Inhaber und Mitarbeiter pflegen Kunden und gespeicherte Positionen, schreiben Entwürfe, schreiben Rechnungen und Rechnungskorrekturen fest, stellen Angebote und Auftragsbestätigungen aus, vermerken Zahlungen, erstellen Mahnschreiben, legen Wiederholungen an, ändern und beenden sie, erstellen DATEV-Exporte und senden Belege, Vorgänge und Mahnschreiben per Mail. Nur Inhaber ändern Firmenprofil, Rechnungsköpfe und Nummernkreise, sehen und ändern die Einstellungen für den E-Mail-Versand und für die Mahnungen, ändern die Einstellung für DATEV, verbinden und trennen ein Postfach bei Microsoft 365, schalten das automatische Senden einer Wiederholung ein und aus, sehen die Übersicht des OSS je Quartal, verwalten die Benutzer, geben den Support-Zugang frei und sehen das Protokoll. Die Rolle Nur lesen sieht Firmenprofil, Rechnungsköpfe, Logos, Kunden mit allen Feldern, Nummernkreise, festgeschriebene Belege mit ihrer PDF, ihrer XRechnung und ihren Versandnachweisen, Zahlungen, Vorgänge und Mahnschreiben mit ihrer PDF, die Einstellung und die Exporte für DATEV und die Steuerhinweise, aber keine Entwürfe, keine Wiederholungen, keine gespeicherten Positionen, keine Übersicht des OSS je Quartal und keine Einstellungen für den E-Mail-Versand und für die Mahnungen, und ändert und sendet nichts.

1. Gegenstand

KYTH stellt dem Kunden KYTH.Kladde (im Folgenden Kladde) unter https://kladde.kyth.systems für die Dauer dieses Vertrags als webbasierte Anwendung bereit, zur Nutzung im Browser über das Internet. Kladde dient dem Kunden dazu, seine Rechnungen und die Schriftstücke und Daten rund um sie zu erstellen, festzuschreiben, zu versenden und zu verwalten: vom Angebot über die Rechnung bis zu Zahlung und Mahnung, samt der Übernahme seiner Daten und den Daten für seine Buchhaltung und Steuerberatung (im Folgenden Zweck von Kladde). Der Zweck beschreibt den Rahmen, nicht die Leistung: Funktionen, die Kladde in dieser Fassung nicht hat, etwa die Übernahme von Daten aus anderen Programmen oder einen Abgleich von Zahlungen mit dem Bankkonto, sagt KYTH damit nicht zu. In dieser Fassung umfasst Kladde insbesondere:

Ab ihrer Bereitstellung durch KYTH gehören außerdem dazu: Lastschriften nach dem Verfahren SEPA, für die Kladde aus Rechnungen eine Datei erstellt, die der Kunde selbst bei seiner Bank einreicht (Kladde selbst zieht keine Beträge ein und reicht nichts ein), und Erinnerungsmails an Benutzer des Mandanten, nie an seine Kunden, etwa zu fälligen Terminen von Wiederholungen. Einen Termin für ihre Bereitstellung sagt KYTH nicht zu.

Ergänzte Funktionen. Im Rahmen des Zwecks von Kladde darf KYTH Kladde um weitere Funktionen ergänzen, ohne diesen Vertrag zu ändern, wenn eine solche Funktion den Kunden nicht schlechter stellt: Sie schränkt keine bestehende Funktion ein, begründet für ihn weder Pflichten noch Kosten, verarbeitet nur Daten der Kategorien, die Abschnitt 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags nennt, dient keinem anderen Zweck als dem Zweck von Kladde und braucht keinen weiteren Auftragsverarbeiter, den der Auftragsverarbeitungsvertrag nicht nennt. Eine ergänzte Funktion gehört ab ihrer Bereitstellung zur Leistung nach diesem Vertrag, ihre Daten gehören zur Kopie (Abschnitt 10). Braucht eine Funktion mehr, etwa Daten einer anderen Kategorie, einen neuen Zweck oder eine Änderung dieses Vertrags oder des Auftragsverarbeitungsvertrags, die über ihre Beschreibung nach Abschnitt 13 hinausgeht, kommt sie nur mit einer neuen Fassung, der ein Inhaber zustimmt (Abschnitt 13); für einen weiteren Auftragsverarbeiter gilt Abschnitt 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Bestehende Funktionen darf KYTH bei der Weiterentwicklung ändern, soweit der Kern der Leistung erhalten bleibt und die Änderung dem Kunden zumutbar ist. Zum Kern gehören: Firmenprofil und Rechnungsköpfe pflegen und mit allen Fassungen einsehen, Kunden pflegen, Rechnungen und Rechnungskorrekturen schreiben und festschreiben, festgeschriebene Belege mit ihrer PDF einsehen sowie auf Anfrage eine Kopie der eigenen Daten erhalten, die KYTH von Hand bereitstellt (Abschnitt 10). Schränkt KYTH eine Funktion, die die Aufzählung oben nennt, wesentlich ein oder lässt sie entfallen, teilt KYTH das den Inhabern mindestens 30 Tage vorher von Hand per Mail mit; der Kunde kann den Vertrag dann ohne Einhaltung einer Frist zum Tag der Änderung kündigen, und was er für die Zeit danach schon gezahlt hat, erstattet KYTH (Abschnitt 6).

Kladde wird nur auf Einladung angeboten: KYTH richtet einen Mandanten auf Anfrage des Kunden ein. Eine Selbstregistrierung gibt es nicht.

Kladde speichert die Angaben, die im Mandanten des Kunden erfasst werden. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob diese Angaben richtig und vollständig sind und welche Angaben der Kunde im Einzelfall braucht, entscheidet er selbst, im Zweifel mit rechtlichem oder steuerlichem Rat.

Kladde rechnet Beträge, Steuer und Arbeitskosten nach den Angaben im Entwurf und setzt feste Hinweise nach Steuerfall und Art des Kunden. Ob Steuerfall, Steuersatz, Leistungsart, das Kennzeichen für Arbeiten an einem Grundstück und die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers zutreffen, entscheidet der Kunde. Die Angabe der Arbeitskosten auf einer Rechnung ist eine Auskunft für seinen Kunden und keine Zusage, dass sie steuerlich begünstigt sind.

Bei einem Beleg an eine Firma im Ausland leitet Kladde den Steuerfall aus der Wahl des Kunden zwischen Lieferung und Leistung ab. Bei einem Beleg an eine Privatperson in einem anderen Staat der EU im OSS rechnet Kladde die Steuer des Ziellands nach der Wahl des Kunden und den Steuersätzen, die Kladde mit ihrem Stand nennt. Ob die Voraussetzungen dafür vorliegen, ob die USt-IdNr. seines Kunden gültig ist (Kladde prüft nur ihre Form), die Nachweise, die Zusammenfassende Meldung, die Teilnahme am OSS mit Meldung und Zahlung beim Bundeszentralamt für Steuern und die Rechtslage im Zielland liegen beim Kunden. Die Hinweise zur Grenze der Kleinunternehmerregelung und zur Schwelle des OSS zählen nur, was in Kladde vermerkt ist; sie sind eine Auskunft und keine Zusage. Ob er in einem Mahnschreiben eine Mahngebühr oder die Verzugspauschale von 40 Euro fordern darf und wie hoch die Gebühr sein darf, prüft der Kunde selbst; die Verzugspauschale setzt Kladde nie bei einer Privatperson an.

E-Rechnung. Ein Beleg an eine Firma im Inland oder an eine Behörde ist eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD (Factur-X) nach der Norm EN 16931: Seine PDF ist eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Fehlen dafür Angaben, etwa bei Bruttopreisen oder ohne Steuernummer und USt-IdNr. im Firmenprofil, nennt Kladde das vor dem Festschreiben; einen Beleg an eine Firma schreibt Kladde dann ohne E-Rechnung fest, einen Beleg an eine Behörde erst, wenn die Angaben vollständig sind. Für einen Beleg an eine Behörde erzeugt Kladde zusätzlich eine XRechnung als eigene Datei, die der Kunde selbst bei der Behörde einreicht. Kladde prüft dabei Form und Datei, nicht den Inhalt. Die PDF eines Belegs an andere Empfänger ist keine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format. Ob der Kunde eine E-Rechnung ausstellen muss (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG) und ob ein Empfänger sie in dieser Form annimmt, prüft er selbst.

Daten für die Steuerberatung. Die Dateien im DATEV-Format schlagen Konten vor. Die Kontierung, die Absprache mit der Steuerberatung über Konten und offene Posten und das Einlesen liegen beim Kunden und seiner Steuerberatung; Kladde überträgt nichts an DATEV.

Versand per Mail. Inhaber und Mitarbeiter senden einen festgeschriebenen Beleg, auch eine Rechnungskorrektur, mit seiner PDF an bis zu drei Adressen, auch erneut; Adressen, Betreff und Text lassen sich vor jedem Versand ändern. Ebenso senden sie ausgestellte Angebote und Auftragsbestätigungen mit ihrer PDF und Mahnschreiben, eine Mahnmail mit dem Mahnschreiben und der Rechnung. Die XRechnung legt Kladde keiner Mail bei. Dafür trägt ein Inhaber in den Einstellungen den Zugang zu einem Mailserver des Kunden ein (Server, Port 465 oder 587, Benutzer, Passwort, Absenderadresse) und prüft ihn mit einer Testmail an diese Absenderadresse, oder er verbindet ein Postfach des Kunden bei Microsoft 365, indem er sich dort anmeldet; mit dem Verbinden gilt dieser Zugang als geprüft. Dazu kommen Vorlagen für Betreff und Text je Art. Ohne so geprüften Zugang sendet Kladde keine Belege. Für Vorgänge und Mahnschreiben gilt das ebenso. Die Mail geht von der Absenderadresse des Kunden über seinen Mailserver oder aus seinem Postfach bei Microsoft 365; weicht die E-Mail-Adresse des Rechnungskopfs davon ab, ist sie die Antwortadresse. Die Mail endet mit dem Text des Kunden, ohne Fuß von KYTH. Je Mandant und Tag führt Kladde höchstens 200 Versände aus, für alle Arten zusammen.

Postfach bei Microsoft 365. Über die Verbindung sendet Kladde nur; es liest kein Postfach und von Microsoft nur die Adresse des Postfachs, die zugleich die Absenderadresse ist. Microsoft legt jede so gesendete Mail und die Testmail unter Gesendete Elemente im Postfach ab und setzt den Absendernamen aus dem Postfach. Damit die Verbindung nicht verfällt, erneuert Kladde jede Verbindung, deren letzte Erneuerung mehr als sieben Tage zurückliegt, beim Anmeldedienst von Microsoft, ohne auf das Postfach zuzugreifen. Lehnt Microsoft die Verbindung ab, trennt Kladde sie, zeigt das auf der Startseite und in den Einstellungen für den E-Mail-Versand und sendet bis zu einem neuen Verbinden nichts über sie; eine Mail an den Kunden legt Kladde dafür nicht an. Ein Inhaber kann die Verbindung in Kladde jederzeit trennen.

Automatisches Senden. Für eine Wiederholung kann ein Inhaber das automatische Senden einschalten. Dann schreibt Kladde am Termin ab 06:00 Uhr deutscher Zeit ohne weiteres Zutun eine Rechnung nach der Vorlage der Wiederholung fest und sendet sie mit den Empfängern, dem Betreff und dem Text, die Kladde auch beim Senden von Hand vorschlägt. Kladde handelt dabei auf Weisung des Kunden; diese Rechnungen gelten als vom Kunden festgeschrieben und gesendet (Abschnitt 7) und stehen im Protokoll des Mandanten mit der Mitgliedschaft, die das automatische Senden eingeschaltet hat. Automatisch gesendet wird ein Termin nur an seinem Tag oder in den drei Tagen danach. Einen älteren Termin legt Kladde nur als Entwurf an, ebenso einen Termin, bei dem eine Prüfung anschlägt, etwa weil der Entwurf Lücken hat, keine Empfängeradresse nennt, eine gespeicherte Position inzwischen einen anderen Preis oder Steuerfall trägt oder es keinen geprüften Zugang zum Versand gibt; die Startseite nennt solche Termine mit dem Grund. Ist die Mitgliedschaft, mit der das automatische Senden eingeschaltet wurde, keine aktive Mitgliedschaft als Inhaber mehr oder ist ihr Konto gesperrt, schaltet Kladde es aus. Während einer Sperre des Mandanten (Abschnitt 3) und solange eine Zustimmung aussteht und keine Weiterarbeit nach Abschnitt 4 läuft (Abschnitt 13), schreibt Kladde keine Rechnung automatisch fest.

Kladde steht nur Unternehmern im Sinne von § 14 BGB offen, die den Vertrag für ihre gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit schließen, nicht Verbrauchern. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten und für Daten, die einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen, ist Kladde nicht bestimmt (Abschnitt 7).

2. Vertragsschluss und Zustimmung

Für den Kunden stimmt ein Inhaber mit Name und Funktion zu.

KYTH legt den Mandanten an und lädt die Person, die der Kunde dafür benennt, als ersten Inhaber ein. Der Vertrag kommt zustande, wenn ein Inhaber in Kladde im Schritt „Zustimmung“ Name und Funktion angibt, die beiden nicht vorbelegten Erklärungen bestätigt und Kladde die Zustimmung festhält. Die beiden Erklärungen lauten:

  1. „Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen und schließe den Nutzungsvertrag sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag in der oben genannten Fassung ab.“
  2. „Der Kunde, für den ich zustimme, ist Unternehmer im Sinne von § 14 BGB und schließt die Verträge für seine gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit.“

Wer zustimmt, erklärt damit zugleich, den Kunden dabei vertreten zu dürfen. Der Kunde bevollmächtigt jede Person, die in seinem Mandanten die Rolle Inhaber hat, für ihn neuen Fassungen nach Abschnitt 13 zuzustimmen. Bis zur Zustimmung lässt sich der Mandant nicht nutzen. Bis dahin verarbeitet KYTH die Angaben, die KYTH beim Einrichten des Mandanten einträgt, und die Daten, die bis zur Zustimmung im Mandanten entstehen, als eigener Verantwortlicher zur Anbahnung des Vertrags; mit der Zustimmung gilt für sie der Auftragsverarbeitungsvertrag. Stimmt binnen drei Monaten nach dem Anlegen des Mandanten kein Inhaber zu, löscht KYTH den Mandanten mit seinen Daten von Hand; steht schon vorher fest, dass kein Vertrag zustande kommt, löscht KYTH früher.

Für jeden Mandanten kommt ein eigener Vertrag zustande. Hat ein Kunde mehrere Mandanten, stimmt er in jedem für sich zu. Die Pflichten nach § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 und Satz 2 BGB gelten für diesen Vertragsschluss nicht; das vereinbaren KYTH und der Kunde nach § 312i Abs. 2 Satz 2 BGB.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil dieses Vertrags. Die Datenschutzerklärung ist eine Information und nicht Bestandteil. Alle Texte stehen ohne Anmeldung unter https://kladde.kyth.systems/rechtliches/nutzungsvertrag, https://kladde.kyth.systems/rechtliches/auftragsverarbeitung, https://kladde.kyth.systems/rechtliches/datenschutz und https://kladde.kyth.systems/rechtliches/impressum und lassen sich dort abrufen und speichern; den Wortlaut der Fassung, der der Kunde zugestimmt hat, sendet KYTH ihm auf Anfrage von Hand.

3. Konto und Mandanten

Konten und Benutzer. Jede Person nutzt Kladde mit ihrem eigenen Konto. Für die Daten des Kontos ist KYTH selbst verantwortlich, für Mitgliedschaft, Protokoll und Inhalte des Mandanten ab der ersten Zustimmung der Kunde (Abschnitt 2); KYTH verarbeitet sie in seinem Auftrag (Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 5). Eigene Bedingungen für ihr Konto vereinbart KYTH mit den einzelnen Personen in dieser Fassung nicht. Der Kunde lädt die Personen ein, die für ihn arbeiten sollen, vergibt ihre Rollen und sperrt ihre Mitgliedschaften. Er sorgt dafür, dass nur Personen in seinem Mandanten arbeiten, die er dafür vorgesehen hat, dass sie ihre Zugangsdaten geheim halten und ihre Konten nicht mit anderen teilen. Er ist für das Handeln seiner Benutzer in seinem Mandanten verantwortlich und meldet KYTH unverzüglich, wenn er einen Missbrauch eines Kontos vermutet.

Sperre durch KYTH. KYTH sperrt einen Mandanten oder ein Konto nur aus wichtigem Grund; zum Ende des Vertrags sperrt KYTH den Mandanten außerdem nach Abschnitt 10. Ein wichtiger Grund ist:

  1. für einen Mandanten oder ein Konto: ein Missbrauch, also eine Nutzung für rechtswidrige Zwecke, das Speichern rechtswidriger Inhalte, ein Angriff auf Kladde, das Umgehen von Schutzmaßnahmen oder eine Belastung durch automatisierte Zugriffe über die gewöhnliche Nutzung hinaus (Abschnitt 7); ein Konto sperrt KYTH aus diesem Grund nur, wenn der Missbrauch von dieser Person ausgeht;
  2. für einen Mandanten oder ein Konto: eine erhebliche Gefahr für die Sicherheit von Kladde oder von Daten, etwa wenn Anzeichen bestehen, dass Zugangsdaten in fremde Hände geraten sind;
  3. für ein Konto: das Verlangen des Kunden, einen Inhaber zu ersetzen, der nicht mehr erreichbar ist (Abschnitt 4);
  4. für einen Mandanten: ein Zahlungsverzug, wenn eine Rechnung von KYTH (Abschnitt 6) mehr als 30 Tage überfällig ist und eine Mahnung mit einer Frist von 14 Tagen erfolglos geblieben ist.

KYTH wählt das mildeste Mittel, das ausreicht, bei einem rechtswidrigen Inhalt zuerst dessen Entfernung nach Abschnitt 7, und hebt die Sperre auf, sobald ihr Grund entfallen ist, eine Sperre nach Nummer 4, sobald die überfälligen Rechnungen bezahlt sind, spätestens mit Beginn eines Übergangszeitraums (Abschnitt 10). Außer bei Gefahr im Verzug kündigt KYTH die Sperre vorher von Hand in Textform an und gibt Gelegenheit, den Grund auszuräumen; bei einer Sperre nach Nummer 4 geschieht das mit der Mahnung. Die Ankündigung erhalten dieselben Empfänger wie die Mitteilung der Sperre (nächster Absatz); gegenüber der betroffenen Person entfällt sie, wenn auch die Mitteilung an sie entfällt, und bei einer Sperre nach Nummer 3 entfällt sie ganz.

Mitteilung der Sperre. KYTH teilt die Sperre von Hand in Textform mit, mit den Tatsachen, auf die sie sich stützt, dem Grund nach dieser Liste, ihrer voraussichtlichen Dauer und dem Weg, ihr zu widersprechen (hello@kyth.systems) oder sie aufheben zu lassen; der Rechtsweg bleibt offen. Einen Widerspruch prüft KYTH von Hand und teilt das Ergebnis mit Gründen in Textform mit. Die Mitteilung der Sperre erhält bei der Sperre eines Mandanten der Kunde, bei der Sperre eines Kontos die betroffene Person und der Kunde, in dessen Mandant der Grund liegt oder der die Sperre verlangt hat (Nummer 3). Für die übrigen Kunden, in deren Mandanten die Person eine aktive Mitgliedschaft hat, gibt es nur den Hinweis nach Abschnitt 4, ohne Gründe und ohne Angaben zu anderen Mandanten. Gegenüber der Person entfällt die Mitteilung, solange sie den Anlass der Sperre vereiteln würde. Das gilt nicht, wenn die Sperre darauf beruht, dass Inhalte rechtswidrig sind oder gegen Abschnitt 7 verstoßen. Dann erhalten der Kunde und die betroffene Person die Mitteilung spätestens mit Beginn der Sperre. Die Mitteilung nennt dann zusätzlich, ob die Sperre auf einer Meldung nach Art. 16 der Verordnung (EU) 2022/2065 oder auf eigener Prüfung von KYTH beruht, ob automatisierte Mittel eingesetzt wurden und bei rechtswidrigen Inhalten die verletzte Vorschrift, bei einem Verstoß gegen Abschnitt 7 die verletzte Pflicht, jeweils mit einer Erläuterung.

Wirkung einer Sperre. Die Sperre eines Mandanten beendet sofort alle Sitzungen in diesem Mandanten, auch eine laufende Support-Ansicht, und entwertet seine offenen Einladungslinks; nach dem Entsperren müssen offene Einladungen neu ausgestellt werden. Während der Sperre eines Mandanten lässt sich in ihm nicht arbeiten, auch nicht über die Schnittstelle von Kladde (Abschnitt 10); die Kopie seiner Daten erhält der Kunde auf Anfrage (nächster Absatz). In ihren anderen Mandanten arbeiten die Personen weiter. Die Sperre eines Kontos wirkt in allen Mandanten der Person, auch in denen anderer Kunden, beendet dort sofort ihre Sitzungen und entwertet offene Links zum Zurücksetzen ihres Passworts; eine Einladung lässt sich mit einem gesperrten Konto nicht annehmen. Jeder Kunde stimmt mit diesem Vertrag zu, dass die Sperre eines Kontos auch in seinem Mandanten wirkt. Für die Vergütung während der Sperre eines Mandanten gilt Abschnitt 6.

Daten trotz Sperre. Auch während einer Sperre stellt KYTH dem Kunden auf Anfrage in Textform von Hand eine Kopie seiner Daten bereit, spätestens binnen fünf Arbeitstagen (Abschnitt 10).

4. Support-Zugang und Handlungen des Betreibers

Support-Zugang. In Kladde sieht KYTH die Inhalte eines Mandanten nur, wenn ein Inhaber den Support-Zugang in den Einstellungen freigegeben hat, für 1, 3 oder 7 Tage; eine neue Freigabe ersetzt die laufende. Ein Inhaber kann die Freigabe widerrufen, solange er im Mandanten arbeiten kann; der Widerruf wirkt sofort, weil Kladde die Freigabe bei jeder Anfrage prüft. Während einer Sperre des Mandanten oder einer ausstehenden Zustimmung (Abschnitt 13) lässt sich die Freigabe nicht widerrufen; die Support-Ansicht zeigt in dieser Zeit aber keine Inhalte des Mandanten, also weder Firmenprofil, Rechnungsköpfe und Logos noch Kunden, Entwürfe, Belege, Versandnachweise und Zahlungen noch Vorgänge, Mahnschreiben, Wiederholungen, gespeicherte Positionen und die Daten für DATEV und das OSS noch die Einstellungen für den E-Mail-Versand und für die Mahnungen noch Benutzer und Protokoll. Solange die Freigabe gilt, kann KYTH eine Support-Ansicht öffnen: nur lesend, je Sitzung höchstens 60 Minuten und nie über das Ende der Freigabe hinaus. KYTH sieht den Mandanten darin wie ein Inhaber, also auch die Benutzer mit ihren E-Mail-Adressen, das Protokoll, die Kunden mit allen Feldern, die gespeicherten Positionen, die Entwürfe, die Belege mit ihrer PDF, in der die IBAN vollständig steht, ihrer XRechnung und ihren Versandnachweisen, die Zahlungen, die Vorgänge und Mahnschreiben mit ihrer PDF, die Wiederholungen mit ihren Terminen, die Einstellung und die Exporte für DATEV samt Dateien, die Übersicht des OSS je Quartal, die Steuerhinweise, die Einstellungen für die Mahnungen und die Einstellungen für den E-Mail-Versand ohne das Passwort und ohne das Token einer Verbindung mit Microsoft, aber ohne die Konten der Personen und ohne andere Mandanten. Senden kann KYTH in der Support-Ansicht nichts. Jede Anfrage an die Schnittstelle von Kladde in der Support-Ansicht steht mit Betreiber, Zeitpunkt, aufgerufener Funktion und gekürzter Netzadresse im Protokoll des Mandanten, ohne Inhalte. Die Freigabe ist eine Weisung im Sinne des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Was KYTH ohne Freigabe sieht. Der Betreiberbereich zeigt je Mandant Name, Status, Zahl der Mitgliedschaften (eingeladene, aktive und gesperrte), deren jüngste Nutzung, Fassung und Zeitpunkt der Zustimmung und das Ende einer laufenden Support-Freigabe. Zur Verwaltung kann KYTH die Mitgliedschaften eines Mandanten ansehen, mit Name, Funktion, E-Mail-Adresse, Rolle, Status, letzter Nutzung, offener Einladung sowie Kennung und Status des Kontos. Ein Konto mit seinen Mitgliedschaften sieht KYTH nur mit einem Anlass an. Für alle Mandanten zusammen zeigt der Betreiberbereich außerdem, wie viele festgeschriebene Belege noch auf ihre Ablage im Archiv warten und seit wann, ohne einen Beleg oder einen Mandanten zu nennen. Andere Inhalte des Mandanten, insbesondere Firmenprofil, Rechnungsköpfe, Logos, Kunden, gespeicherte Positionen, Nummernkreise, Entwürfe, Belege mit ihrer PDF und ihrer XRechnung, Vorgänge, Mahnschreiben, Wiederholungen, die Daten für DATEV, Versandnachweise, Zahlungen, die Einstellungen für den E-Mail-Versand und für die Mahnungen und Zustimmungsnachweise kann KYTH im Betreiberbereich nicht lesen; in das Protokoll des Mandanten kann der Betreiberbereich nur schreiben, nicht darin lesen.

Zugriff außerhalb von Kladde. Außerhalb von Kladde greift KYTH nur von Hand in der Datenbank oder im Archiv der Belege auf die Daten eines Mandanten zu, nur durch die beiden Geschäftsführer von KYTH und nur so weit, wie es dafür nötig ist: um eine Kopie bereitzustellen (Abschnitte 3, 10 und 13), um Daten nach diesem Vertrag oder auf Weisung des Kunden zu berichtigen, einzuschränken oder zu löschen (Abschnitte 2, 7 und 10, Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitte 4, 9 und 11), um einen Hinweis nach Abschnitt 7 zu prüfen, um eine Störung zu beheben, um nach einer Wiederherstellung aus einer Sicherung den Betrieb wieder aufzunehmen (Abschnitt 8), etwa um die Nummernkreise nach dem Archiv zu heben und automatisch gesendete Termine von Wiederholungen als gesendet zu vermerken, um Belege aus dem Archiv zu lesen (Abschnitte 7 und 8), um Belege nach Abschnitt 7 vorzeitig aus dem Archiv zu entfernen, um die Wiederherstellung einer Sicherung an einer Kopie in einer Wegwerf-Datenbank zu proben (Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 8), um den Schlüssel der feldweisen Verschlüsselung zu wechseln (Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 8) oder um eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen. Diese Zugriffe hält Kladde in keinem Protokoll fest; KYTH zeichnet jeden von ihnen von Hand auf und legt die Aufzeichnung dem Kunden auf Anfrage vor (Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 8). Davon getrennt sichert ein Lauf auf dem Server die Datenbank täglich selbsttätig (Abschnitt 8).

Handlungen des Betreibers. KYTH legt Mandanten an und lädt dabei die erste Person ein (Abschnitt 2). KYTH sperrt und entsperrt Mandanten und Konten nach den Abschnitten 3 und 10 und stellt offene Einladungen neu aus. Für ein Konto löst KYTH das Zurücksetzen des Passworts aus; Kladde legt dafür eine Mail an die Adresse des Kontos an. Nach einer Freigabe öffnet und beendet KYTH die Support-Ansicht. Einen Zugang (eine Mitgliedschaft als Inhaber) legt KYTH nur an, solange der Mandant keinen Inhaber mit aktiver Mitgliedschaft und aktivem Konto hat: bei der Einrichtung und wenn ein Inhaber ersetzt werden muss. Kladde prüft dabei selbst, dass der Mandant aktiv ist, kein solcher Inhaber besteht, das Konto zur Adresse nicht gesperrt ist und die Person dem Mandanten noch nicht angehört. KYTH legt den Zugang nur für eine Person an, die der Kunde benennt, nachdem KYTH geprüft hat, dass das Verlangen von jemandem kommt, der den Kunden vertreten darf, und nie für sich selbst.

Ersatz eines nicht mehr erreichbaren Inhabers. Auf Verlangen des Kunden sperrt KYTH das Konto des alten Inhabers, nachdem KYTH die Vertretung wie im vorigen Absatz geprüft hat. Die Sperre wirkt in allen Mandanten dieser Person (Abschnitt 3) und dauert nur so lange wie nötig. KYTH legt einen Zugang für den Nachfolger an; dieser nimmt die Einladung an und sperrt die Mitgliedschaft des alten Inhabers im Mandanten des Kunden. Danach entsperrt KYTH das Konto wieder; in seinen anderen Mandanten arbeitet der alte Inhaber dann weiter.

Weiterarbeit beim Wechsel. Hat der Kunde einen Wechsel verlangt (Abschnitt 10), trägt KYTH im Betreiberbereich eine Weiterarbeit bis zum Ende des Übergangszeitraums ein. Solange sie läuft, arbeitet der Kunde nach der Fassung weiter, der er zuletzt zugestimmt hat, auch wenn er einer neuen Fassung nicht zustimmt (Abschnitte 10 und 13). Endet der Übergangszeitraum früher, hebt KYTH die Weiterarbeit auf. Beides steht im Protokoll von KYTH und im Protokoll des Mandanten.

Nachvollziehbarkeit. Jede Handlung des Betreibers im Betreiberbereich nach diesem Abschnitt hält Kladde im Protokoll von KYTH fest, ebenso die Anmeldung eines Betreibers und die Verwaltung der Betreiberkonten. Betrifft eine Handlung einen Mandanten, steht sie zusätzlich in dessen Protokoll; betrifft sie ein Konto (sperren, entsperren, Zurücksetzen auslösen), steht sie in jedem Mandanten, in dem das Konto eine aktive Mitgliedschaft hat. Das Ansehen eines Kontos steht mit dem Anlass nur im Protokoll von KYTH, die einzelnen Anfragen in der Support-Ansicht stehen nur im Protokoll des Mandanten. Nicht festgehalten werden das Ansehen der Übersicht, der Mitgliedschaften eines Mandanten und des Protokolls von KYTH, die Abmeldung und gescheiterte Anmeldeversuche eines Betreibers, eine Probemeldung, mit der ein Betreiber die Fehlererfassung prüft und die keine Daten von Kunden enthält, das Ende einer Support-Ansicht, die nicht ausdrücklich beendet wird, sowie die Zugriffe nach dem Absatz „Zugriff außerhalb von Kladde“, die KYTH von Hand aufzeichnet.

Hinweise an die Inhaber. Legt KYTH einen Zugang an, sperrt oder entsperrt KYTH einen Mandanten oder ein Konto oder öffnet KYTH nach dem Ende des Vertrags den Abruf der Kopie (Abschnitt 10), legt Kladde eine Mail ohne Gründe an; beim Öffnen des Abrufs nennt sie den Tag, bis zu dem er offen ist, und den Weg zur Kopie. Sie richtet sich an alle Inhaber des betroffenen Mandanten, die ihre Einladung angenommen haben, auch an gesperrte, und zwar an ihre Einladungsadresse. Betrifft die Handlung ein Konto, legt Kladde diese Mail für jeden Mandanten an, in dem das Konto eine aktive Mitgliedschaft hat, und nennt darin den Namen der Person aus dieser Mitgliedschaft. Kladde versendet diese Mails wie alle Systemmails aus einem eigenen Postfach über SMTP mit TLS.

Wer den Betreiberbereich nutzt. Den Betreiberbereich nutzen nur Personen, die KYTH zur Vertraulichkeit verpflichtet hat, derzeit die beiden Geschäftsführer, und nur mit einem zweiten Faktor; Betreiberkonten legt KYTH nur über die Kommandozeile an.

5. Aufbewahrung des Zustimmungsnachweises

Als Nachweis der Zustimmung hält Kladde fest: den Mandanten, die Kennung der Mitgliedschaft, Name und Funktion, wie die zustimmende Person sie eingibt, dass beide Erklärungen bestätigt sind, die Fassung der Texte, je eine Prüfsumme über den Wortlaut dieses Vertrags, des Auftragsverarbeitungsvertrags, der Datenschutzerklärung, des Impressums und der beiden Erklärungen, den Zeitpunkt und die gekürzte Netzadresse. KYTH verwendet den Nachweis nur, um den Vertragsschluss und die geltende Fassung nachzuweisen und um ihn dem Kunden auf Anfrage herauszugeben, auch mit der Kopie seiner Daten (Abschnitt 10). KYTH bewahrt ihn zehn Jahre nach dem Ende dieses Vertrags auf und löscht ihn danach von Hand; das Vertragsende hält KYTH dafür außerhalb von Kladde fest. Der Nachweis wird nicht mit den Daten des Mandanten gelöscht; mit ihm bleibt die Zeile des Mandanten gespeichert, auf die er verweist, mit Name, Kennung, Status, Zeitpunkten und der Fassung der letzten Zustimmung. Einzelheiten stehen in Abschnitt 6 der Datenschutzerklärung.

6. Vergütung

Für diesen Vertrag, also je Mandant (Abschnitt 2), zahlt der Kunde 15 Euro netto im Monat zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Eine kostenlose Testphase gibt es nicht. Die Vergütung ist vom Tag des Vertragsschlusses bis zum Ende der Kündigungsfrist (Abschnitt 9) geschuldet, bei einer Kündigung ohne Einhaltung einer Frist bis zum Tag, an dem sie wirkt; für einen angefangenen Monat ist sie anteilig nach Kalendertagen geschuldet. Was der Kunde für die Zeit danach schon gezahlt hat, erstattet KYTH.

Keine Vergütung schuldet der Kunde für die Zeit, in der sich der Mandant nicht nutzen lässt, weil eine Zustimmung zu einer neuen Fassung aussteht (Abschnitt 13) oder weil KYTH ihn nach Abschnitt 3 Nummer 2 gesperrt hat, ohne dass der Anlass beim Kunden oder bei seinen Benutzern liegt. Die Vergütung für diese Zeit rechnet KYTH anteilig nach Kalendertagen heraus und schreibt schon Gezahltes mit der nächsten Rechnung gut; folgt keine Rechnung mehr, erstattet KYTH es. Für die übrige Zeit einer Sperre nach Abschnitt 3, etwa wegen Zahlungsverzugs (Nummer 4), bleibt die Vergütung geschuldet.

KYTH stellt die Vergütung monatlich im Voraus in Rechnung; den angefangenen Monat des Vertragsschlusses berechnet KYTH mit der ersten Rechnung. Die Rechnung sendet KYTH per Mail an die Einladungsadressen der Inhaber mit aktiver Mitgliedschaft oder an eine andere Adresse, die der Kunde dafür in Textform nennt; mit dem Empfang der Rechnungen per Mail, auch als PDF, ist der Kunde einverstanden. Name und Anschrift für die Rechnung, seine USt-IdNr., soweit er eine hat, und für eine Lastschrift die Bankverbindung teilt der Kunde KYTH in Textform mit; aus dem Mandanten liest KYTH sie nicht (Abschnitt 4).

Die Rechnung ist binnen 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zu zahlen, per Überweisung auf das Konto, das sie nennt. Auf Wunsch des Kunden zieht KYTH die Vergütung stattdessen per SEPA-Basislastschrift ein; dafür erteilt der Kunde KYTH ein SEPA-Lastschriftmandat. Die Rechnung kündigt dann Betrag und Tag des Einzugs an; KYTH sendet sie mindestens 14 Kalendertage vor dem Einzug (Vorabankündigung).

Eine andere Vergütung führt KYTH nur mit einer neuen Fassung dieses Vertrags ein, der ein Inhaber nach Abschnitt 2 für den Kunden zustimmt (Abschnitt 13); die Mail vor der Vorlage nennt den neuen Preis und den Tag, ab dem er gelten soll.

7. Pflichten des Kunden

Archiv der Belege. Wenige Minuten nach dem Festschreiben legt Kladde jeden Beleg mit seiner PDF, seinem Dokument und, soweit vorhanden, seiner XRechnung ein zweites Mal ab, verschlüsselt in einem Objektspeicher außerhalb der Datenbank (Abschnitt 10). Dort ist er bis zum 1. Januar des neunten Jahres nach dem Jahr seiner Ausstellung gesperrt; Kladde selbst ändert und löscht dort nichts (Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 8). Das Archiv dient dazu, festgeschriebene Belege nach einer Störung oder einem Fehler unverändert lesen zu können und Nummern nach einer Wiederherstellung nicht doppelt zu vergeben (Abschnitt 8). Vorgänge und Mahnschreiben kommen nicht ins Archiv. Vorzeitig entfernen die beiden Geschäftsführer von KYTH einen Beleg gemeinsam aus dem Archiv nur, wenn er dort nicht hingehört, wenn KYTH ihn auf Weisung des Kunden nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag löscht, nach dem Ende dieses Vertrags (Abschnitt 10) oder auf Anordnung einer Behörde oder eines Gerichts. Das Archiv ist keine Aufbewahrung für den Kunden über das Vertragsende hinaus.

Umgang mit Inhalten. KYTH prüft Inhalte in Kladde nicht von sich aus. Hinweise auf rechtswidrige Inhalte nach Art. 16 der Verordnung (EU) 2022/2065 nimmt KYTH über den Meldeweg im Impressum entgegen und prüft sie von Hand, ohne automatisierte Mittel. Weil KYTH die Inhalte eines Mandanten in Kladde ohne Freigabe nicht sieht, wendet KYTH sich dazu zuerst an den Kunden. Lässt sich ein Hinweis so nicht zeitnah klären, sieht KYTH sich den gemeldeten Inhalt von Hand in der Datenbank an, soweit das für die Prüfung nötig ist (Abschnitt 4). Außer Entwürfen, dem Zugang zu seinem Mailserver und der Verbindung mit einem Postfach bei Microsoft 365 kann der Kunde Inhalte in Kladde nicht löschen; eine gespeicherte Position, die er löscht, bietet Kladde nicht mehr an, bewahrt sie aber auf, und eine Wiederholung lässt sich nur beenden. Ist ein Inhalt rechtswidrig, entfernt KYTH ihn auf Weisung des Kunden oder nach Prüfung eines Hinweises von Hand aus Kladde, auch aus früheren Fassungen und aus dem Protokoll, aus dem Archiv der Belege nur in den Fällen nach dem Absatz „Archiv der Belege“. Betrifft ein Hinweis einen Beleg im Archiv, legt KYTH den Hinweis dem Kunden zur Weisung vor; ohne Weisung entfernt KYTH den Beleg aus dem Archiv nur auf Anordnung einer Behörde oder eines Gerichts. Entfernt KYTH einen Inhalt ohne Weisung des Kunden, teilt KYTH ihm das spätestens mit der Entfernung von Hand in Textform mit; die Mitteilung nennt den entfernten Inhalt und enthält sinngemäß die Angaben, die Abschnitt 3 für die Mitteilung einer Sperre wegen Inhalten nennt. Eine Sperre nach Abschnitt 3 kommt erst in Betracht, wenn das Entfernen nicht ausreicht. Welche Folgen ein Verstoß gegen diesen Abschnitt haben kann, regelt Abschnitt 3.

8. Verfügbarkeit und Sicherung

KYTH betreibt Kladde mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und mit den Maßnahmen, die der Auftragsverarbeitungsvertrag in Abschnitt 8 beschreibt. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht zugesagt. Wartung und Störungen können zu Unterbrechungen führen. Nach einem Neustart des Servers bleibt die Datenbank verschlossen, bis ein Geschäftsführer von KYTH sie von Hand entsperrt; bis dahin steht Kladde.

KYTH sichert die Datenbank täglich verschlüsselt (Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 8). Die Sicherung dient der Wiederherstellung nach einer Störung und ihrer Probe und ist keine Aufbewahrung für den Kunden. Wird Kladde aus einer Sicherung wiederhergestellt, gehen Eingaben und Änderungen nach dem Zeitpunkt dieser Sicherung verloren. KYTH teilt allen Inhabern mit aktiver Mitgliedschaft dann von Hand per Mail mit, von welchem Zeitpunkt die Sicherung stammt; Änderungen danach, etwa gesperrte Mitgliedschaften, Rollen und Einladungen, prüft der Kunde. Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Zahlungen, Kunden und Entwürfe nach dem Zeitpunkt der Sicherung fehlen danach in Kladde, ebenso Vorgänge, Mahnschreiben, Wiederholungen und ihre Termine, DATEV-Exporte und gespeicherte Positionen. Rechnungen und Korrekturen, die der Kunde seitdem verschickt hat, gelten trotzdem; er bewahrt sie so auf, wie er sie verschickt hat. Belege aus dieser Zeit, die Kladde schon im Archiv abgelegt hatte (Abschnitt 7), bleiben dort erhalten; auf Anfrage liest KYTH sie von Hand aus und stellt sie dem Kunden bereit. Damit keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird, hebt KYTH die Nummernkreise auf den letzten Stand vor der Störung, soweit er sich feststellen lässt; die Kreise für Rechnungen und Rechnungskorrekturen hebt KYTH zudem über die höchste Nummer im Archiv. In der Folge der Nummern kann dadurch eine Lücke entstehen. Lässt sich dieser Stand nicht feststellen, prüft der Kunde vor der nächsten Rechnung die nächste Nummer jedes Kreises und hebt sie selbst an. Mails mit Belegen, Vorgängen und Mahnschreiben, die zum Zeitpunkt der Sicherung noch auf ihren Versand warteten, sendet Kladde nach der Wiederherstellung nicht mehr, weil sie schon hinausgegangen sein können; ihr Versandnachweis zeigt den Ausgang als ungewiss. Termine von Wiederholungen, die Kladde nach dem Zeitpunkt der Sicherung schon automatisch gesendet hatte, vermerkt KYTH als gesendet, damit sie nicht ein zweites Mal hinausgehen; lässt sich das nicht feststellen, vermerkt KYTH jeden Termin, den Kladde sonst automatisch senden würde. Die Startseite nennt solche Termine 14 Tage lang; der Kunde prüft sie und sendet, was fehlt, von Hand. Bis KYTH die eigenen Handlungen seit dem Zeitpunkt der Sicherung nachgeholt hat, ist Kladde nur für den Betreiberbereich und die Rechtstexte erreichbar.

Beim Versand per Mail übergibt Kladde die Mail an den Mailserver des Kunden oder, bei einem verbundenen Postfach bei Microsoft 365, an Microsoft; gelingt das nicht, versucht Kladde es erneut, insgesamt höchstens sieben Mal in rund neun Stunden. Der Versandnachweis zeigt je Empfänger, ob und wann die Übergabe gelungen oder gescheitert ist oder ob ihr Ausgang ungewiss ist, weil ein Versuch abbrach, nachdem die Übergabe schon begonnen haben kann, etwa bei einem Neustart oder einer Wiederherstellung. Er belegt die Übergabe, nicht den Zugang beim Empfänger; den Zugang weist der Kunde bei Bedarf selbst nach. Ist ein Versand gescheitert, sendet der Kunde erneut oder auf anderem Weg; ist sein Ausgang ungewiss, fragt er vor einem erneuten Senden beim Empfänger nach, ob die Mail angekommen ist.

Dieser Abschnitt beschreibt die Leistung und schließt die Rechte des Kunden bei einem Mangel nicht aus; wofür KYTH bei Schäden einsteht, regelt Abschnitt 12.

9. Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann ihn bis zum letzten Tag eines Kalendermonats zu dessen Ende in Textform kündigen. KYTH kann ihn mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende in Textform kündigen. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt; ein wichtiger Grund für KYTH ist insbesondere ein schwerer oder wiederholter Missbrauch (Abschnitt 3).

10. Vertragsende, Kopie der Daten und Wechsel des Anbieters

Wechsel oder Löschung verlangen. Der Kunde kann jederzeit, auch zusammen mit seiner Kündigung, verlangen, seine Daten zu einem anderen Anbieter oder in eigene Systeme zu übertragen (im Folgenden Wechsel), oder ihre Löschung verlangen. Bis zum Ende der Kündigungsfrist teilt er KYTH in Textform mit, was er will, bei einem Wechsel zu einem anderen Anbieter mit den Angaben zu diesem Anbieter, die für die Übertragung nötig sind. Ein solches Verlangen ohne Kündigung gilt zugleich als Kündigung nach Abschnitt 9. Verlangt er einen Wechsel oder die Löschung, gilt als Ende der Kündigungsfrist spätestens der Tag zwei Monate nach Zugang seines Verlangens; die Fristen dieses Abschnitts laufen dann von diesem Tag an. KYTH unterstützt die Ausstiegsstrategie des Kunden und stellt ihm dafür von Hand alle einschlägigen Informationen bereit. Entgelte für Wechsel, Kopie und Löschung berechnet KYTH nicht.

Kopie der Daten. Auf Anfrage in Textform stellt KYTH dem Kunden von Hand eine Kopie seiner Daten bereit, binnen fünf Arbeitstagen, während der Laufzeit und im Übergangs- und Abrufzeitraum, auch während einer Sperre (Abschnitt 3) und während einer ausstehenden Zustimmung (Abschnitt 13). Die Anfrage stellt ein Inhaber mit aktiver Mitgliedschaft von seiner Einladungsadresse, eine Person, die den Kunden vertreten darf, oder eine Person, die der Kunde dafür benannt hat; das prüft KYTH vor der Übergabe. Die Kopie umfasst abschließend: den Namen des Mandanten mit Status und Zeitpunkten, Firmenprofil und Rechnungsköpfe mit allen Fassungen, die Logos, die Kunden, die gespeicherten Positionen, die Nummernkreise mit ihren Zählerständen und ihrer Zuordnung zu den Rechnungsköpfen, die Entwürfe, die festgeschriebenen Belege mit ihrem Dokument, ihrer PDF und, soweit vorhanden, ihrer XRechnung, die Zahlungen, die Bezüge der Schlussrechnungen auf ihre Abschlagsrechnungen, die Angebote und Auftragsbestätigungen mit ihrem Dokument, ihrer PDF und ihren Bezügen auf die Rechnungen aus ihnen, die Mahnschreiben mit ihrem Dokument und ihrer PDF, die Einstellungen für die Mahnungen, die Wiederholungen mit ihren Terminen, die Einstellung für DATEV, die DATEV-Exporte mit ihren Dateien und der Zuordnung der Belege, die Daten zu Lastschriften, soweit der Kunde sie nutzt, die Mitgliedschaften, die Support-Freigaben, das Protokoll des Mandanten, die Nachweise seiner Zustimmungen, die Einstellungen für den E-Mail-Versand mit den Vorlagen je Art und den Angaben zu einer Verbindung mit Microsoft, ohne das Passwort und ohne das Token, die Versandnachweise und aus dem Postausgang die Mails, die Kladde für den Mandanten angelegt und noch nicht geleert hat, etwa Einladungsmails, Hinweise nach Abschnitt 4 und Mails mit Belegen, Vorgängen und Mahnschreiben, ohne die Links. Nicht dazu gehören die Konten der Personen, für die KYTH selbst verantwortlich ist (Abschnitt 3), und das eigene Protokoll von KYTH als Betreiber; ebenso nicht, weil ihre Herausgabe die Sicherheit von Kladde gefährden würde (Art. 30 Abs. 6 der Verordnung (EU) 2023/2854): Passwort-Prüfwerte, das Passwort für den Mailserver des Kunden, das Token einer Verbindung mit Microsoft und begonnene Anmeldungen bei Microsoft, Sitzungen, Links und ihre Hashwerte, die Zähler gegen das Durchprobieren von Anmeldungen und Links und die Schlüssel. Ebenso gehören die Daten jeder nach Abschnitt 1 ergänzten Funktion zur Kopie, mit denselben Ausnahmen. KYTH gibt die Kopie in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format heraus: je Datenart der Liste eine Datei im Format JSON, die Logos im gespeicherten Format (PNG oder JPEG), die PDF der Belege, wie Kladde sie festgeschrieben hat, die PDF der Vorgänge und Mahnschreiben, wie Kladde sie ausgestellt hat, die XRechnungen als XML-Dateien und die Dateien der DATEV-Exporte, jeweils Byte für Byte so, wie Kladde sie gespeichert hat. Die Kopie von Hand stellt KYTH zusammen; daneben laden Inhaber die Kopie selbst herunter (Absatz „Kopie zum Herunterladen“). Aufbau und Format der Dateien, die Bedeutung ihrer Felder und die Normen, nach denen sie geschrieben sind, beschreibt KYTH im Register der Datenformate unter https://kladde.kyth.systems/rechtliches/datenformate und hält es aktuell. KYTH übergibt die Kopie nur verschlüsselt auf einem mit dem Kunden abgestimmten Weg, teilt das Passwort auf einem anderen Weg mit und löscht eigene Arbeitskopien, auch einen Anhang in den eigenen Postfächern, sobald der Kunde den Empfang bestätigt hat, spätestens 30 Tage nach der Übergabe. Daneben kann jeder Benutzer die Daten, die er nach seiner Rolle in Kladde sieht, über die Schnittstelle von Kladde abrufen, die auch die Oberfläche nutzt, unentgeltlich und auch mit eigener Software. Ein solcher Abruf ist gewöhnliche Nutzung im Sinne von Abschnitt 7. Ein übernehmender Anbieter ruft die Daten so ab, wenn der Kunde eine Person dieses Anbieters als Benutzer einlädt. Die lesenden Funktionen der Schnittstelle und die Daten, die nur die Kopie enthält, nennt das Register. Das Register ist eine Information und nicht Bestandteil dieses Vertrags; was die Kopie umfasst, regelt dieser Absatz.

Kopie zum Herunterladen. Jeder Inhaber mit aktiver Mitgliedschaft lädt die Kopie in Kladde selbst herunter, auf der Seite „Kopie aller Daten“ und nach Eingabe seines Passworts und eines Codes seines zweiten Faktors oder eines Wiederherstellungscodes: während der Laufzeit, auch während einer ausstehenden Zustimmung (Abschnitt 13), im Übergangszeitraum und im Abrufzeitraum, solange der Abruf offen ist (Absatz „Abrufzeitraum“). Diese Kopie hat denselben Umfang und dasselbe Format wie die Kopie von Hand und kommt als eine ZIP-Datei. Kladde erzeugt sie beim Abruf aus einem einheitlichen Stand der Daten und behält sie nicht. Je Mandant entstehen höchstens fünf Kopien am Tag. Jeder Abruf steht im Protokoll des Mandanten, und Kladde legt dazu eine Mail an alle Inhaber an, die ihre Einladung angenommen haben, mit der Person und dem Zeitpunkt des Abrufs, ohne Inhalte der Kopie. Während einer Sperre nach Abschnitt 3, für Personen, die den Kunden vertreten oder die er benannt hat, und für einen Wechsel zu einem anderen Anbieter gilt der Weg von Hand nach dem vorigen Absatz.

Übergangszeitraum. Hat der Kunde bis zum Ende der Kündigungsfrist einen Wechsel verlangt (erster Absatz), folgt auf das Ende der Kündigungsfrist ein Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen; er endet spätestens mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels. In ihm gilt dieser Vertrag fort: KYTH betreibt den Mandanten weiter, stellt die Kopie von Hand bereit, die Inhaber laden sie auch selbst herunter (Absatz „Kopie zum Herunterladen“), KYTH unterstützt den Kunden und von ihm beauftragte Dritte beim Wechsel in angemessenem Umfang, weist auf bekannte Risiken für die Fortführung hin, schützt die Daten in Kladde mit den Maßnahmen aus Abschnitt 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags und übergibt die Kopie wie im Absatz „Kopie der Daten“ beschrieben. Eine Sperre nach Abschnitt 3 Nummer 4 hebt KYTH mit Beginn des Übergangszeitraums auf; die überfälligen Rechnungen bleiben geschuldet. Hat der Kunde einer neuen Fassung nach Abschnitt 13 nicht zugestimmt, nutzt er Kladde im Übergangszeitraum trotzdem weiter, nach der Fassung, der er zuletzt zugestimmt hat. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal um einen Zeitraum verlängern, den er für seine Zwecke für angemessen hält; er teilt das KYTH vor dessen Ablauf in Textform mit. Ist der Übergang in 30 Kalendertagen technisch nicht möglich, teilt KYTH das von Hand binnen 14 Arbeitstagen nach dem Verlangen mit Begründung mit und nennt einen anderen Zeitraum von höchstens sieben Monaten; für ihn gilt dieser Absatz ebenso. Eine Vergütung fällt weder im Übergangs- noch im Abrufzeitraum an (Abschnitt 6).

Abrufzeitraum. Der Abrufzeitraum beginnt mit dem Ende des Übergangszeitraums; gibt es keinen, beginnt er mit dem Ende der Kündigungsfrist. Er dauert 30 Kalendertage und läuft auch nach einem erfolgreichen Wechsel bis zu seinem Ende. In ihm stellt KYTH dem Kunden auf Anfrage von Hand eine Kopie seiner Daten bereit (Absatz „Kopie der Daten“). Außerdem öffnet KYTH zu Beginn des Abrufzeitraums den Abruf der Kopie bis zu dessen Ende: Inhaber mit aktiver Mitgliedschaft melden sich dann trotz der Sperre des Mandanten an und laden die Kopie selbst herunter (Absatz „Kopie zum Herunterladen“); jede andere Funktion bleibt gesperrt. Besteht zu Beginn des Abrufzeitraums oder in ihm ein Grund nach Abschnitt 3 Nummer 1 oder 2, öffnet KYTH den Abruf nicht oder beendet ihn und teilt das von Hand in Textform mit; der Weg von Hand bleibt.

Ende des Vertrags. Der Vertrag endet mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels, spätestens mit dem Ende des Übergangszeitraums, und ohne Übergangszeitraum mit dem Ende der Kündigungsfrist. KYTH teilt dem Kunden das Ende von Hand in Textform mit. Mit dem Ende des Vertrags sperrt KYTH den Mandanten im Betreiberbereich; Abschnitt 3 gilt dafür nicht. Kladde legt dabei den Hinweis nach Abschnitt 4 an.

Löschung. Nach Ablauf des Abrufzeitraums löscht KYTH alle Daten des Mandanten von Hand, binnen 30 Tagen; verlangt der Kunde in Textform eine frühere Löschung, löscht KYTH früher. Ausgenommen sind der Zustimmungsnachweis, den KYTH als eigene Unterlage zum Vertragsschluss aufbewahrt, mit der Zeile des Mandanten, auf die er verweist (Abschnitt 5), das eigene Protokoll von KYTH als Betreiber, die Aufzeichnung der Zugriffe von Hand (Abschnitt 4) und die Unterlagen, die KYTH zum Vertrag mit dem Kunden selbst aufbewahren muss. Zu den Daten des Mandanten gehören auch seine Belege im Archiv (Abschnitt 7): Die beiden Geschäftsführer von KYTH entfernen sie gemeinsam und heben dafür die Sperre des Archivs auf; hat der Kunde eine Kopie verlangt, erst nachdem KYTH sie ihm vollständig mit allen PDF übergeben hat. In den Sicherungen bleiben die Daten bis zum Ablauf ihrer Frist von 95 Tagen; bis dahin verwendet KYTH sie nur zur Wiederherstellung nach einer Störung und zur Probe der Wiederherstellung (Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 8). Muss KYTH Kladde in dieser Zeit aus einer Sicherung wiederherstellen, löscht KYTH die Daten danach erneut von Hand. Über das Vertragsende hinaus bewahrt KYTH keine Daten für den Kunden auf, auch nicht im Archiv: Was er aufbewahren muss, insbesondere seine Belege samt PDF, fordert er rechtzeitig als Kopie an oder lädt es rechtzeitig selbst herunter.

Infrastruktur und Zugriff aus Drittländern. KYTH übermittelt Daten des Kunden nur auf seine Weisung in Drittländer, etwa bei einem Wechsel zu einem Anbieter dort oder wenn er einen Beleg über einen Mailserver oder ein Postfach bei Microsoft 365 oder an einen Empfänger dort sendet, und gibt sie an Behörden nur heraus, wenn ein Gesetz KYTH dazu verpflichtet. Ersuchen von Behörden aus Drittländern befolgt KYTH nur, soweit Unionsrecht und deutsches Recht es zulassen, und informiert den Kunden vorher von Hand, soweit das erlaubt ist. Kladde selbst öffnet außer zur Datenbank, zum Mailserver der Systemmails, zum Mailserver, den der Kunde für den Versand seiner Belege eintragen kann, zum Anmeldedienst und zur Schnittstelle von Microsoft (login.microsoftonline.com und graph.microsoft.com), wenn der Kunde ein Postfach bei Microsoft 365 verbindet oder verbunden hat, zum Objektspeicher des Archivs der Belege und zur eigenen Fehlererfassung von KYTH keine Verbindung nach außen; die Namen dieser Server fragt es beim Namensdienst des Servers ab, ohne weitere Daten des Kunden. Die E-Mail-Adressen der Konten und Mitgliedschaften, die IBAN, das Passwort für den Mailserver des Kunden und das Token einer Verbindung mit Microsoft verschlüsselt Kladde feldweise (Auftragsverarbeitungsvertrag, Abschnitt 8). Server, Datenbank, Sicherungen und Archiv der Belege von Kladde stehen in Rechenzentren in Berlin und unterliegen deutschem Recht: Kladde und seine Datenbank laufen auf einem Server der IONOS SE, die Sicherungen und das Archiv der Belege liegen in einem Objektspeicher bei dem Unternehmen, das Abschnitt 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags dafür nennt; KYTH verschlüsselt beide, bevor sie den Server verlassen. Die Fehlererfassung und die Verwaltung von Kladde betreibt KYTH selbst auf einem weiteren Server der IONOS SE in Berlin. Die Systemmails versendet Kladde aus einem eigenen Postfach bei der INWX GmbH, Prinzessinnenstraße 30, 10969 Berlin, die laut Vertrag nur in der EU oder im EWR verarbeitet. Belege, Vorgänge und Mahnschreiben versendet Kladde per Mail nur über den Mailserver des Kunden oder sein verbundenes Postfach bei Microsoft 365; wo diese stehen, bestimmt ihr Anbieter. Diese Angaben nach Art. 28 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2023/2854 stehen auf der Website https://kladde.kyth.systems/rechtliches/nutzungsvertrag.

11. Datenschutz

Für die Verarbeitung im Auftrag des Kunden gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag; er geht diesem Vertrag vor, soweit es um diese Verarbeitung geht. Wie KYTH Daten als Verantwortlicher verarbeitet, beschreibt die Datenschutzerklärung. Wo sie als Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nennt, ist dieser Vertrag gemeint.

12. Haftung

KYTH haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit KYTH eine Garantie übernommen hat.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet KYTH nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf, und dann nur für den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

Für Mängel, die schon bei Vertragsschluss vorhanden sind, haftet KYTH nicht ohne Verschulden; die Haftung nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen. Die übrigen Rechte des Kunden bei einem Mangel bleiben unberührt.

Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach der DSGVO und der Ausgleich zwischen KYTH und dem Kunden nach Art. 82 Abs. 4 und 5 DSGVO bleiben unberührt. Im Übrigen gilt dieser Abschnitt auch für die Haftung aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

13. Änderungen dieses Vertrags

KYTH kann eine inhaltlich geänderte Fassung dieses Vertrags oder des Auftragsverarbeitungsvertrags vorlegen, wenn geänderte Leistungen, eine Funktion, die mehr braucht, als Abschnitt 1 für ergänzte Funktionen zulässt, eine geänderte Rechtslage oder eine Änderung der Vergütung (Abschnitt 6) das erfordern. Ergänzte Funktionen nach Abschnitt 1 kommen ohne Vorlage und ohne neue Zustimmung; wie KYTH sie in den Texten beschreibt, regelt der dritte Absatz. KYTH schreibt den Inhabern mindestens 30 Tage vor der Vorlage von Hand eine Mail und nennt darin die Änderungen und den Tag der Vorlage; früher legt KYTH eine Fassung nur vor, wenn eine geänderte Rechtslage es zwingend verlangt. Die neue Fassung trägt eine neue Kennung und wird jedem Inhaber in Kladde zur Zustimmung vorgelegt; die Zustimmung eines Inhabers genügt. Wirksam wird sie erst mit dieser ausdrücklichen Zustimmung in Kladde; Schweigen, die weitere Nutzung und ein ausbleibender Widerspruch gelten nicht als Zustimmung.

Bis zur Zustimmung kann in dem Mandanten nicht weitergearbeitet werden, außer im Übergangszeitraum (Abschnitt 10) und solange sonst eine Weiterarbeit nach Abschnitt 4 läuft; ohne sie schreibt Kladde bis dahin auch keine Rechnung aus Wiederholungen automatisch fest (Abschnitt 1). Für die Zeit, in der sich der Mandant deshalb nicht nutzen lässt, schuldet der Kunde keine Vergütung (Abschnitt 6). Gelöscht wird dadurch nichts, und auf Anfrage stellt KYTH auch in dieser Zeit von Hand eine Kopie der Daten bereit (Abschnitt 10). Stimmt der Kunde nicht zu, kann er den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen; was er für die Zeit danach schon gezahlt hat, erstattet KYTH (Abschnitt 6). KYTH kann nach Abschnitt 9 kündigen.

Die Kennung gilt für alle vier Texte gemeinsam; der Nachweis hält Prüfsummen aller vier fest (Abschnitt 5). Ohne Vorlage ändert KYTH: die Datenschutzerklärung und das Impressum, die KYTH stets aktuell hält; nach einem Wechsel nach Abschnitt 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags die Angaben zu den weiteren Auftragsverarbeitern und zum Ort der Verarbeitung in den Abschnitten 2 und 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags und im Absatz „Infrastruktur und Zugriff aus Drittländern“ in Abschnitt 10 dieses Vertrags; die Beschreibung der Maßnahmen, wenn KYTH sie nach Abschnitt 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags durch gleichwertige oder bessere ersetzt; die Beschreibung einer Funktion, die KYTH nach Abschnitt 1 ergänzt hat oder die Abschnitt 1 schon nennt, in der Aufzählung in Abschnitt 1, in den Abschnitten 4 und 10 dieses Vertrags und in den Abschnitten 1, 3, 4, 8 und 11 des Auftragsverarbeitungsvertrags, wenn die Beschreibung keine bestehende Zusage einschränkt und die Funktion nur Daten der Kategorien nach Abschnitt 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet, keinen weiteren Auftragsverarbeiter braucht und keinem anderen Zweck dient; die Aufzählung in Abschnitt 1, nachdem KYTH eine dort genannte Funktion nach Abschnitt 1 bei der Weiterentwicklung eingeschränkt oder entfallen lassen hat. Eine solche Änderung trägt eine neue Kennung und lässt die erteilte Zustimmung bestehen. Eine inhaltliche Änderung der Datenschutzerklärung kündigt KYTH vorher von Hand per Mail an die Inhaber und an die Adressen der Konten an (Datenschutzerklärung, Abschnitt 13); eine neue Beschreibung der Maßnahmen oder einer Funktion teilt KYTH den Inhabern von Hand per Mail mit. Berichtigt KYTH nur Schreibfehler, ohne den Inhalt zu ändern, trägt die berichtigte Fassung eine neue Kennung und wird nicht vorgelegt; die erteilte Zustimmung gilt für die berichtigte Schreibweise fort.

Für einen neuen oder ersetzten weiteren Auftragsverarbeiter gilt zusätzlich Abschnitt 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Widerspricht der Kunde dem neuen Auftragsverarbeiter, erhält er auf Verlangen eine Kopie seiner Daten und ihre Löschung mit den Fristen aus Abschnitt 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Kündigt er nach dem Widerspruch nach Abschnitt 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags, ohne die Löschung zu verlangen, gilt Abschnitt 10, und Übergangs- und Abrufzeitraum laufen beim neuen Auftragsverarbeiter. Ein Widerspruch hält den Wechsel nicht auf.

14. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag und dem Auftragsverarbeitungsvertrag ist der Sitz von KYTH, soweit der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. KYTH kann den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand verklagen.

Kladde und seine Vertragstexte liegen nur auf Deutsch vor; maßgeblich ist die deutsche Fassung.

Individuelle Absprachen gehen diesem Vertrag vor. Andere Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform; eine neue Fassung nach Abschnitt 13 wird mit der Zustimmung in Kladde wirksam. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.